In Artykuły, Handel, Uniwersalne

Firmy handlowe najczęściej handlują towarem, choć niektóre wirtualnymi produktami (w tym usługami. Te których towary są wirtualne, mają szczęście. Trudno im wprawdzie „zmaterializować” towar, jednak nie mają problemu z zapasem (to duże ułatwienie, choć ci, którzy nigdy zapasu nie mieli, nigdy tego nie docenią. Jednak większość sprzedaje wyroby namacalne.

Sprzedawany towar determinuje Model Biznesowy. Inaczej funkcjonuje firma, gdzie towar jest wirtualny, a inaczej taka, gdzie ma on jak najbardziej namacalna i wymierną w pieniądzach wartość.

Uwaga. „dla produktów wirtualnych inaczej działa magiczna formuła sprzedaży”. Czyli przedstawienie sprzedaży jako iloczynu odwiedzalności, konwersji i średniej wartości transakcji. Ta formuła jest w sprzedaży całkowicie uniwersalna i dla jej działania nie znaczenia rodzaj towaru. Ale już dla zarządzania nią, czyli wykorzystywania do zwiększenia sprzedaży, charakter produktu jak najbardziej ma znaczenie.

Po prostu wiele sposobów zwiększania każdego z parametrów formuły (składników sterowania sprzedażą) jest bezpośrednio związana z eksponowaniem towaru. Dobrego towaru w dobrych miejscach. A tego sposobu trudno użyć, gdy towar jest wirtualny.

Wyroby namacalne mogą być dostępne dopiero po pewnym czasie, „na zamówienie”, ale mogą też być dostępne „od ręki”. I wtedy stanowią dla Modelu Biznesowego największe wyzwanie.

Uwaga. „magiczna formuła sprzedaży zawsze wsparta jest magiczną formułą przedsiębiorstwa”. Bez niej nie zadziała. Magiczna formuła przedsiębiorstwa opisuje, jak zasoby i organizacja firmy przekształcają sprzedaż (wyrażoną przez magiczną formułę sprzedaży) w rentowność. To właśnie dlatego zapas jest wyzwaniem, jako istotny składnik magicznej formuły przedsiębiorstwa i w efekcie jego rentowności.

Ta dostępność tradycyjnie przedstawiana była jako element przewagi konkurencyjnej, w przekonaniu, że klient, jeśli już się na coś zdecyduje, to nie zechce już czekać. Stąd placówki wyładowane towarem pod sufit, w myśl zasady, że dużo towaru dobrze sprzedaje, tylko dlatego, że jest go dużo. Mało kto to jednak sprawdzał, to raczej obiegowa opinia. A raczej doświadczenie z zamierzchłej przeszłości, z czasów zanim e-commerce zmienił oczekiwania i zachowania klientów. Zaś ze słowem „dostępność namacanych produktów” nierozerwalnie kojarzy się słowo „zapas”. Wielu zaś utożsamia to słowo z ofertą, tym razem już błędnie.

Uwaga. „nie należy mylić zapasu z ofertą”. Oferta to to, co się klientowi oferuje, zaś zapas to co, co się posiada. Różnica nie jest tylko semantyczna, tylko wyraża się w bardzo poważnych pieniądzach. Wiele firm utożsamia te dwa pojęcia, z bardzo poważną szkodą dla swojej rentowności.

Ten zapas może być zaletą, ale może też być przekleństwem i powodem do bankructwa. Szczególnie, jeśli firma zarządza nim tylko po jednej stronie, czyli stronie dostępności. A nie zwraca uwagi na rzeczywistą potrzebę.

Uwaga. „zapas to największe zagrożenie dla rentowności”. A czasem wręcz dla samego istnienia firmy. Oczywiście dla tych firm, które handlują towarem „realnym”. Dlaczego zapas to największe zagrożenie? Gdyż trzeba go sfinansować. Jeśli firma sprzedaje (w cenach sprzedaży) za 100 000 rocznie, i ma przyzwoitą rentowność na poziomie 5%, to przez rok zarobiła 5 000. Jeśli zaś ma rotację zapasu 6 m-cy, to potrzebuje finansowania na poziomie 50 000 (w cenach sprzedaży), albo, przy marży 40%, 30 000 w cenach zakupu.

Jeśli nawet dostawcy sfinansują jej 3 m-ce, to nadal musi sięgnąć do kieszeni po 15 000, czyli pracować na ten zapas przez 3 lata. A to jeszcze nie wszystko. Przecież część zapasu trzeba będzie odpisać, czy sprzedać po obniżonych cenach. A to znów kosztuje. I dlatego zapas to największe wyzwanie.

Jak sobie radzić z zapasem?

Oczywiście towaru namacalnego, do tego dostępnego „od ręki”? Ale równie ważna jest odpowiedź na pytanie „po co” sobie z nim w ogóle radzić? Przecież można wziąć na niego kredyt? A cena kredytu nie jest wysoka? Jest, gdyż to cena utraconych możliwości. Zawsze lepiej przeznaczyć środki na rozwój, niż na finansowanie dostawców.

Jeśli jednak firma zdecyduje się zmniejszyć zapas i uwolnić środki na inne cele, to są na to rozmaite sposoby.

Uwaga. „towar na zamówienie też może stanowić problem”. I to problem dla zapasu. Pierwszy problem to towar na ekspozycji, drugi to pozostałości, które wynikają z niedoskonałości systemu zamawiania i odbierania.

Najskuteczniejszy sposób poradzenia sobie z zapasem to podział towarów na Grupy Logistyczne. To efekt myślenia, że nie wszystko musi być dostępne od razu. I że na niektóre produkty klienci bez problemu poczekają.

Jakie mogą być problemy z zapasem? Rozmaite. Część to problemy operacyjne, to trudne, uciążliwe czy niewygodne. Ale część ma już bezpośrednie (gdyż pośrednie ma wszystko) przełożenie na rentowność.

Uwaga. „Internet wiele zmienił”. W każdym aspekcie, ale także w podejściu do zapasu. I to w najważniejszym miejscu, czyli po stronie oczekiwań. A nie wszyscy to wykorzystują z korzyścią dla siebie. Tu bowiem oczekiwanie na towar jest wpisane w Model Biznesowy i nikogo nie dziwi. Oczywiście, firmy walcząc ze sobą, starają się skrócić ten czas oczekiwania. Ale przecież wciąż nie do zera. I można tę zmianę oczekiwań klientów wykorzystać także w handlu naziemnym.

Grupy Logistyczne

Zapas, nawet namacalny, nie musi być fizycznie dostępny. Można go sprzedawać na zamówienie. I to wcale nie musi być źle.

Drugim po podziale na Grupy Logistyczne sposobem radzenia sobie z nadmiernym zapasem jest podział na Grupy Logistyczne. To podział oferty na towary dostępne „od ręki” oraz te, które dostępne są tylko na zamówienie. Właściwie w każdym rodzaju asortymentu da się wydzielić takie grupy.

Istnieją towary, na które klient nie poczeka. To szczególnie towary tanie, w tym zwłaszcza towary kupowane impulsowo. Nie poczeka też na akcesoria, a przede wszystkim na towary, które stanowią składową całych systemów, jako jego elementy.

Szczególna (pod względem przynależności do Grupy Logistycznej) są bestsellery czyli Grupy Sprzedażowa A i B. Tu dostępność nie jest oczywiste. Niektórym towarom ograniczona dostępność wręcz pomaga, sprzedają się w ten sposób albo lepiej, albo po wyższej cenie (czemu służy „elitarność” wywołana przez ograniczoną dostępność). Tu można postawić na dostępność regulowaną „poziomem dostępności” czyli prawdopodobieństwem znalezienia towaru na półce.

Poziom dostępności

Czyli prawdopodobieństwo znalezienia produktu na półce. Tu nie tyle chodzi o to, że klient nie poczeka (o co chodzi w kategoryzacji na Grupy Logistyczne), ale o utraconą sprzedaż.

Uwaga. „wewnętrzna kanibalizacja”. Poza towarami strategicznymi czy składowymi systemu rzadko jest tak, że brak towaru prowadzi do utraty sprzedaży. Jeśli produkty są zgrupowane w Grupy Asortymentowe, taki brak skończy się po prostu zastąpieniem (przez klienta) jednego produktu innym, z tej samej Grupy. Dlatego wyeliminowanie braków rzadko prowadzi do wzrostu sprzedaży. Raczej prowadzi do wzrostu zapasu.

Poziom dostępności najlepiej określić w %. Inaczej to % zdarzeń, gdy klient znajdzie towar na półce. Jeśli ten poziom wynosi 90%, to znaczy, że 90% klientów dany i konkretny towar znalazło, zaś 10% musiało zadowolić się innym (lub zrezygnować).

Jaki może być poziom dostępności? Jaki tylko firma zechce. Jednak wyższa dostępność zawsze oznacza nieproporcjonalnie większe zaangażowanie środków w zapas bezpieczeństwa.

Poziom dostępności jest punktem wyjścia do zastosowania algorytmu zamawiania.

Algorytm zamawiania

Pierwszą linią obrony przed nadmiernym zapasem jest właściwy algorytm zamawiania.

ROP. Czyli Re-ordering point. To zamawianie na podstawie historii sprzedaży, z założonym z góry poziomem dostępności. Bardzo wygodny i wiarygodny system, oparty na zasadzie – wszystkiego tyle, ile potrzeba ze względu na fluktuacje w sprzedaży i czas oczekiwania na dostawę.

Jednak metoda ta ma co najmniej 3 ograniczenia. Pierwsze to wiarygodność informacji, każdy system jest tylko tak dobry, jak dane, z których korzysta. A z tym zwykle są problemy, dane się gubią, tak jak towary, są źle sprzedawane i źle rejestrowane, bywają uszkodzone czy schowane. A wtedy historia sprzedaży jest zafałszowana.

Drugi problem to wiarygodność parametrów logistycznych, takich jak LT (lead time) czyli czas oczekiwania czy minimum logistyczne. Tu z jednej strony cały czas trzeba obserwować parametry i je korygować, z drugiej też dostawcy starają się nimi manipulować, we własnym interesie.

Trzecim wyzwaniem jest statystyka. ROP to system oparty na prognozowaniu, to zaś wymaga statystycznych danych. Jeśli sprzedaż jest niska (lub towar dopiero wszedł do oferty), to żadna to wtedy wiarygodna statystyka sprzedaży. Wtedy czas na inny algorytm, 1-for-1.

1-for-1. To prosty algorytm, gdzie po sprzedaży sztuki zamawia się kolejną. Tu statystyka jest niepotrzebna, wystarczy ustalenie wymaganego poziomu zapasu. Jednak wiarygodność danych wciąż się przyda. Nadal uszkodzony produkt się nie sprzeda, a system wprawdzie nie zamówi, ale to żadne pocieszenie. Wyzwaniem jest tu częstotliwość zamawiania i minimum logistyczne, gdyż trudno liczyć, że zawsze da się dostarczyć jedną sztukę, szczególnie mieszcząc się w rozsądnym koszcie dostawy.

Zamawianie wg. systemu 1-for-1 oparte jest na zasadzie, że placówka ma dobrze wyglądać, być pełna i sprawiać wrażenie wyboru. Z tej zasady wynika, że jeśli coś się sprzeda, to trzeba to natychmiast uzupełnić. Inaczej to zasada „nice & full”.

Uwaga. „nice & full”. To zasada, że towaru ma być tyle, żeby placówka dobrze wyglądała, a klient był zadowolony. I tak należy zamawiać, kiedy pojawi się luka na ekspozycji, to trzeba ją wypełnić. Tu rotacja zapasu ma znaczenie pomocnicze.

Min–max. To rozwinięcie metody 1-for-1. Tu tak samo pilnuje się odpowiedniego i z góry ustalonego poziomu zapasu, ale nie jak w 1-for-1, co do sztuki, tylko w pewnych widełkach. To ulga dla systemu zamawiania, gdyż ze złożeniem kolejnego można poczekać, aż zapas spadnie poniżej pewnej wartości. Oczywiście jest pewne ryzyko naruszenia zasady nice & full, ale jeśli przyjmie się rozsądny kompromis między wyglądem a częstotliwością zamawiania, uszczerbek nie powinien być zbyt duży.

OTB. Open-to-buy. Czyli budżet na zakupy. Tu nie zamawia się na podstawie historii sprzedaży, tylko przewidywania przyszłości i planu. Oczywiście, tę przyszłość przewiduje się także na podstawie historii, ale nie na poziomie konkretnego produktu, tylko całej grupy. A to zwiększa trafność tego przewidywania.

Wszystkie te algorytmy stają się jednak bezradne wobec prostej zasady. Półki nigdy nie będą puste, niezależnie od systemu zamawiania. Pracownicy zawsze znajdą sposób, aby je wypełnić. A więc czas na to, aby zająć się tym, jak wygląda półka. Gdyż w ostatecznym rozrachunku to półki zadecydują o poziomie zapasu.

Jak wygląda półka?

Można stosować zaawansowane metody zamawiania, a i tak w ostatecznym rozrachunku zadecyduje wygląd (a przede wszystkim pojemność) półki.

Haki równej długości. A do tego długie oraz wypełnione na całej długości.

Uwaga. „dokładają się też dostawcy”. Oni bowiem mają jak najbardziej wymierny interes, aby wszystkiego było tyle samo. I to jak najwięcej. Dla niech duże zamówienia to nie tylko bezpośrednia sprzedaż. To także szansa, aby wyprzeć z półek konkurentów. A sprzedającego zmusić, aby zajął się towarem, którego jest ewidentnie za dużo.

Bardzo podobnie działa półka. Ona też stanowi przestrzeń do wypełnienia (z punktu widzenia zapasu oraz zapewnienia właściwego poziomu dostępności). Oraz oczywiście przestrzeń, gdzie oferta jest przedstawiana klientowi oferty.

Uwaga. „dla pracowników zapas jest za darmo”. A ta reguła działa na zapas jeszcze gorzej, niż ujednolicona pojemność półki. Pracownicy zamawiają, gdy uważają, że jak będzie, to coś się sprzeda. A wręcz, że jeśli nie będzie, to się nie sprzeda. Czasem też dlatego, że nie chce im się często zamawiać, wolą rzadziej, przez co jest wygodniej. Namawiają ich też do tego dostawcy, jak najbardziej zainteresowani przetowarowaniem odbiorców (tak wyprą z półek swoich konkurentów). Więc wszyscy zamawiają, czy to potrzebne czy nie. Bo w końcu co to ich kosztuje? A wysiłek, przekonywanie klientów, żeby poczekali, za to kosztuje jak najbardziej.

Jak można pogodzić poziom dostępności z pokazaniem oferty? Wystarczy przyjąć inny poziom dostępności i być może algorytm zamawiania dla każdego produktu, z uwzględnieniem jego specyfiki, roli i znaczenia zarówno dla sprzedaży jak i dla przedstawienia kompletności oferty.

W efekcie powstają placówki „wypchane” towarem pod sufit. I zarząd wierzy, że to droga do lepszej sprzedaży.

Jak sobie poradzić?

Trzeba postępować sekwencyjnie. Oczywiście zacząć trzeba od wyboru odpowiednej Grupy Logistycznej dla każdego towaru czy grupy towarów (choć to decyzja na poziome SKU, ale zasady powinny być uniwersalne). Ale to decyzja na poziomie Modelu Biznesowego i raczej nie należy jej często zmieniać, może to wręcz zadecydować o funkcjonowaniu Modelu. Podobnie jest z ustaleniem wymaganego poziomu dostępności towaru w Grupie, choć to decyzja już mniejszej wagi.

W ramach każdej już ustalonej Grupy trzeba przejść do przyporządkowania właściwego algorytmu zamawiania (zależy od specyfiki handlu). To też decyzja, którą podejmuje się sporadycznie, z namysłem i szeregiem konsekwencji. Ale nie narusza to funkcjonowania Modelu, więc firma nie jest już tak skrępowana w jej podejmowaniu.

Następnie należy zadbać o wiarygodność danych dla tego algorytmu. Tu dane są zafałszowane o pomyłki, zmiany, zdarzenia losowe, kradzieże, uszkodzenia, ukryty towar i wiele innych czynników zarówno przypadkowych, jak i systematycznych.

W końcu przychodzi czas na praktyczne wykonanie algorytmu, czyli zamawianie. I tu czas na dyscyplinę i konsekwencję. Trzeba zamawiać tylko tyle, ile trzeba. Niezależnie od tego, na co namawiają dostawcy, czy jak by było wygodnie. Gdyż zapas to bardzo kosztowny składnik bilansu.

Podsumowanie

Dla wielu firm (tych które handlują towarem namacalnym, a także dostępnym od ręki) zapas jest koniecznością. Choć już po stronie tej dostępności można wiele zrobić, szczególnie w dobie e-commerce. Jednak największy potencjał nie tkwi w zaawansowanych systemach zamawiania, tylko w wyglądzie półek. Gdyż ostatecznie to półki zadecydują, ile będzie towaru. Po prostu nie lubią być puste i pracownicy (a tym bardziej dostawcy) zawsze znajdą sposób, aby je zapełnić. Zasada powinna być jednak taka – tylko tyle, ile naprawdę potrzeba. A nie wszystkiego tyle samo, gdyż tak wygodniej.

Podnieś efektywność biznesu już dziś!

Aby wdrożyć FRAME w Twojej firmie, wystarczy się z nami skontaktować.