In Artykuły, Handel, Uniwersalne

Czyli zarządzanie „na kozę”, inaczej to sposób na przeprowadzenie niechcianych zmian w organizacji. Polega na chwilowym pogorszeniu, a następnie na poluzowaniu, ale nie do poziomu wyjściowego, tylko wciąż poniżej. W praktyce oznacza to odebranie organizacji jakichś zasobów, pracowników, gotówki, miejsca czy wygody. Organizacja protestuje, ale z czasem się dostosowuje. A gdy następnie rygory zostaną poluzowane, jest nawet zadowolona.

To jak w historii z za małym mieszkaniem i kozą. Jeśli ktoś uważa, że ma za małe mieszkanie, powinien kupić sobie kozę. Gdy po kilku miesiącach mieszkania z nią w końcu ją sprzeda, zrozumie jak duże mieszkanie mu przypadło. Na tym samym opiera się goat management, tu najpierw jest za ciasno, potem luźniej, ale wciąż ciaśniej niż na początku.

Uwaga. „organizacje bronią się przed zmianą”. Nawet pożądaną i słuszną, gdyż zmiana to zawsze wysiłek, zmiana zachowań, konieczność nauki. No i ryzyko, gdyż nigdy nie ma gwarancji, że będzie lepiej. Do tego dochodzą interesy osobiste pracowników – często zmiana oznacza, że będą musieli więcej pracować, czy wręcz mogą stać się zbędni. Więc pojawia się opór, który trzeba złamać. Jednym ze sposobów jest „goat management”.

Goat management dotyczy tylko jednego aspektu dokonywania zmian, mianowicie wymuszenie efektywności. Chodzi o to, aby odebrać organizacji nadmierne zasoby, które ona wykorzystuje, ale które wcale nie przyczyniają się do zwiększenia rentowności, tylko wręcz ją zmniejszają. Chodzi o to, że można coś robić szybciej, taniej czy efektywniej, choć trudniej i większym wysiłkiem. W takim przypadku z góry można oczekiwać oporu, a żeby go przełamać, warto sięgnąć do „goat management”.

Jak działa „goat management”? W trzech etapach. Najpierw jest gorzej, potem nieco lepiej. Ale jednak gorzej, niż na początku.

Organizacja odczuje zmianę z poziomu bardzo niskiego na niski jako polepszenie. A w międzyczasie dostosuje się do tego pogorszonego poziomu zasobów.

Goat management

Jakie można wprowadzać usprawnienia? Jeśli organizacja nie ma innego wyjścia, raczej się dostosuje, gdyż instynkt przetrwania jest silniejszy niż siła oporu przed zmianą.

Korektę sposobu działania trzeba zacząć od zrozumienia własnego Modelu Biznesowego. W drugiej kolejności trzeba sprawdzić, jak poszczególne działania przyczyniają się do funkcjonowanie tego Modelu. Model to zawsze uproszczenie rzeczywistości, ale też dzięki temu widać od razu, co jest rzeczywiście niezbędne, a nie co tylko się przyda, czy „zawsze tak robiliśmy”.

Uwaga. „niezbędne czy nice to have?” Organizacje działają w określony sposób, nie dlatego, ze tak jest najefektywniej, tylko dlatego, że tak się przyzwyczaiły. Przyzwyczaili się też ich pracownicy, gdyż w praktyce organizacje nie istnieją, istnieją tylko ich pracownicy i ich interesy. Pracownicy zaś rzadko zadają sobie pytanie, czy ich sposób działania jest optymalny, a przede wszystkim, czy można to robić taniej i oszczędniej. Raczej zagospodarują to, co mają, choćby w imię wygody, zamiast dobrowolnie pozbyć się tego, co jest niepotrzebne. Raczej skoro coś już jest, to lepiej to wykorzystać.

W goat management kluczowe jest nie tylko polepszenie na koniec, choć do wprawia organizację w dobry humor. Najważniejsza jest faza dopasowania Modelu Biznesowego do ograniczonych zasobów, jakie ma miejsce w czasie największego ich ograniczenia.

Faza dopasowania

Goat management ma jeszcze jedną szczególną cechę. Zmusza bowiem organizację, aby się dopasowała do zmniejszonych zasobów. Każda firma ma jakiś Model Biznesowy, nawet wtedy, gdy wcale o tym nie wie. Ale ma. I ten Model oparty jest na dostępnych zasobach. A gdy te się zmniejszą, Model zacznie oszczędniej gospodarować tym, co mu pozostało. To zaś bardzo się przyda zarządzaniu „na kozę”.

Model Biznesowy potrzebuje zasobów, aby działać. I dopasowuje się do poziomu dostępności tych zasobów. Jeśli je zmniejszyć, to broniąc własnego istnienia. I to największa zaleta goat management, można w ten sposób wyzwolić kreatywność organizacji, tylko dlatego, że instynkt przetrwania jest silniejszy niż niechęć do zmian.

Uwaga. „instynkt przetrwania”. Tak jak organizmy w przyrodzie, tak i firmy chcą przetrwać. I czepiają się wszystkich możliwości, aby przeżyć. Można to wykorzystać w goat management, przez to, że organizacja spróbuje przetrwać, żywiąc się zmniejszonymi zasobami, żeby tylko przeżyć.

Organizacja spróbuje się dopasować do każdego uszczuplenia dostępnych zasobów. Często wręcz uruchomi kreatywność i znajdzie rozwiązania, które do tej pory w ogóle wydawały się niemożliwe czy wręcz były niezauważane.

Instynkt przetrwania dotyczy całych organizacji, ale dotyczy też poszczególnych pracowników. Ci też zgodzą się na zmiany, jeśli zrozumieją, że nie mają innego wyjścia. Dlatego goat management najbardziej przyda się w zmianie zatrudnienia.

Zmiana zatrudnienia

Goat management przyda się wszędzie, gdzie zmiana dotyczy zmniejszenia zasobów, ale szczególnie sprawdza się tam, gdzie dotyczy zatrudnienia. Wiele organizacji ma za dużo personelu. Czasem to kwestia ich historii, czasem zmiany Modelu działania i niedopasowania do tego zatrudnienia, czasem informatyzacji i automatyzacji, czasem po prostu organizacja nie pilnuje kosztów. Często też to efekt pełzającego „efektu asystenta”, szukania kogoś, kto wyręczy w nielubianej pracy. Pracownicy szukają wtedy swojej strefy komfortu, czasem możliwości osobistego rozwoju, czasem po prostu nie chcą wykonywać nużących czynności, chcą skupić się na tych „twórczych” i ekscytujących. I doprowadzają do zatrudnienia kolejnej osoby, która od nich przejmie te obowiązki. Jak sobie poradzić?

Jaki by to nie był powód, kończy się nadmiarem pracowników w stosunku do potrzeb. Ten nadmiar rzadko się ujawnia, działa tu zasada, że jeśli jest czas, to intensywność pracy dopasowuje się do tego, ile można tego czasu poświęcić. Dzięki temu nie widać przerostów, wszyscy są zajęci, czasem wręcz samo sobie wynajdują pracę, która wcale nie musi służyć firmie.

Czy zwalniać na ślepo, czy raczej próbować oceniać przydatność? Oczywiście przydatność jest kluczowa, ale trudno będzie do niej dotrzeć. Kiedy menedżerowie nie będą mieli wyjścia, zwolnią tych, których nie lubią czy tych, których uważają za potencjalną konkurencję, czy którzy mają inne zdanie niż oni sami. To jednak nie to samo co przydatność dla firmy.

Firmy, a przede wszystkim ich właściciele starają się temu zaradzić. Jednak samo się to raczej nie zdarzy. Jeśli wezwie się menedżera i poprosi o optymalizację zatrudnienia, skończy się obroną tego, co jest. I to jeśli ma się szczęście, gdyż czasem wręcz menedżer wykaże, że pracowników jest wręcz za mało. Jak wobec tego sobie poradzić? Wymusić zwolnienia. Jak jednak sprawdzić, gdzie jest granica?

Po dobroci się nie da

Firmy próbują się bronić, sporządzając mapy struktury organizacyjnej, zakresy obowiązków, przeglądy kadr. Jednak sama organizacja nie pozbędzie się nadmiaru, zawsze znajdzie wytłumaczenie i uzasadnienie, aby nie tylko wykazać, że jest optymalnie, ale najczęściej że jest wręcz za mało.

Uwaga. „dlaczego menedżerowie bronią?” Gdyż znają tych ludzi, których mieliby zwolnić, często wręcz ich lubią. Czasem jest to też kwestia prestiżu (duży dział jest bardziej prestiżowy niż mały), czasem po prostu nie umieją, nie lubią czy nie chcą zwalniać. U podstaw niechęci jednak leży to, że po prostu bronią własnego interesu (wygody, relacji czy pozycji) kosztem interesu firmy. Gdyby bronili interesu firmy, wiele rzeczy stałoby się możliwych, a trudności udałoby się przezwyciężyć.

Jak sobie poradzić z tą niechęcią? Najpierw trzeba zabrać, a dopiero następnie dodać, kiedy będzie widać, że naprawdę inaczej się nie da.

Uwaga. „zawali się”. Najczęstszym argumentem, który ma bronić obecnego poziomu zatrudnienia jest wynikająca z tego, często tylko hipotetyczna szkoda dla firmy. Tu menedżerowie prześcigają się w wykazywaniu, jakie szkody dla firmy przyniesie redukcja. Czy taka szkoda może się zdarzyć? Może, ale bez ryzyka nie da się prowadzić żadnego biznesu. Jeśli chce się wygrać, trzeba zaryzykować, w tym przypadku zaryzykować szkody dla firmy wynikające z redukcji zatrudnienia.

To, czy firma się zawali po redukcji da się sprawdzić tylko w jeden sposób, spróbować. Jeśli się nie spróbuje, tylko opiera się na analizach, to analizy wykażą niezbędność. Ale próbować trzeba w rozsądny, a przede wszystkim kontrolowany sposób. To właśnie zarządzanie „na kozę” albo goat management.

Zmniejszenie zatrudnienia to często okazja, aby spróbować robić wiele rzeczy inaczej niż do tej pory. Wcześniej nie było do tego motywacji, przecież jakoś działało. Teraz można sprawdzić, czy na pewno wszystko co robiło się do tej pory, jest naprawdę niezbędne.

Podsumowanie

Organizacje bronią się przed ograniczeniami. Takie ograniczenia to przecież mniejsza wygoda czy komfort pracy. Na ogół robią skutecznie, wykazując jak wszyscy są zajęci, wręcz jest ich za mało. Takie zmiany trzeba wymusić, i tu można sięgnąć do goat management. To zmuszenie organizacji, aby działała w warunkach wręcz za bardzo ograniczonych zasobów, z czasem luzując rygory. W międzyczasie organizacja sama się dopasuje do ograniczeń, uruchamiając kreatywność, przez potężny instynkt przetrwania. I na tym polega zarządzanie „na kozę”.

Podnieś efektywność biznesu już dziś!

Aby wdrożyć FRAME w Twojej firmie, wystarczy się z nami skontaktować.